Sposób realizacji projektu (archiwalne)

Podpisanie umowy o dofinansowanie

Jeżeli w wyniku oceny wniosek o dofinansowanie zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, z Wnioskodawcą zostanie zawarta umowa o dofinansowanie. Procedura jej podpisania rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie dofinansowania na realizację projektu. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie Wnioskodawca powinien zgromadzić do podpisania umowy oraz terminie, w którym powinien dopełnić niezbędnych formalności.

Dokumenty, które załączane są do umowy o dofinansowanie w ramach Działania 4.2 POIR to m.in.:

  • Kopia dokumentu potwierdzającego umocowanie przedstawiciela Beneficjenta do działania w jej imieniu i na jego rzecz (pełnomocnictwo, odpis z KRS, inne), potwierdzone za zgodność z oryginałem;
  • Harmonogram rzeczowo-finansowy projektu;
  • Harmonogram płatności projektu;
  • Kopia Umowy konsorcjum (jeżeli dotyczy);
  • Kopia decyzji Komisji Europejskiej wraz z aneksami (jeżeli dotyczy);
  • Kopia decyzji Komisji Europejskiej potwierdzająca, że dofinansowanie jest pomocą inwestycyjną ”ad hoc” na infrastrukturę badawczą zgodną z rynkiem wewnętrznym;
  • Kopia umowy z bankiem/zaświadczenia z banku o prowadzeniu przez Beneficjenta rachunku/ów przeznaczonych do rozliczeń projektu;
  • Deklaracja wyboru wskaźników do monitorowania sposobu wykorzystania infrastruktury (opracowana przez Beneficjenta zgodnie z obowiązującymMechanizmem monitorowania
    i wycofania w przypadku finansowania infrastruktury badawczej ze środków publicznych).

Lista załączników może zostać rozszerzona w zależności od specyfiki danego projektu.

Przedmiotem umowy o dofinansowanie jest realizacja zaproponowanego przez Beneficjenta projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, który stanie się załącznikiem do umowy. Wszelkie ewentualne zmiany w umowie będą wymagały zatwierdzenia przez Instytucję Wdrażającą.

Rozliczanie projektu

Kwalifikowalność wydatków

Wydatki kwalifikowane powinny być zgodne z katalogiem określonym wWytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020orazPrzewodnikiem kwalifikowalności kosztów dla Działania 4.2 PO IR. O kwalifikowalności wydatku decyduje nie tylko zgodność z katalogiem kosztów kwalifikowanych. Na etapie oceny wniosku o płatność weryfikowane jest również:

  • czy wydatek jest zgodny z programem operacyjnym,
  • czy wydatek jest niezbędny do realizacji projektu,
  • czy wydatek jest efektywny.

Pozytywna ocena wniosku i przyznanie dofinansowania na realizację projektu nie oznacza, że wszystkie wydatki, które zostaną przedstawione we wniosku o płatność będą kwalifikować się do współfinansowania. W trakcie realizacji projektu dodatkowemu sprawdzeniu podlega:

  • czy wydatek został rzeczywiście poniesiony,
  • czy wydatek był przewidziany we wniosku stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie,
  • czy wydatek był poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego,
  • zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu,
  • efektywność poniesionego wydatku,
  • sposób udokumentowania wydatków.

Szczegółowe informacje na temat rozliczania projektów w Działaniu 4.2 POIR, zostały opisane w opracowanych przez Dział Wdrażania Projektów Inwestycyjnych POIRZaleceniachdla Beneficjentów Działania 4.2 POIR związane z rozliczaniem projektu, w tym ogólne zasady składania wniosków o płatność i obsługi SL2014.

Dofinansowanie projektu oznacza, że każdy podmiot go realizujący korzysta z pieniędzy publicznych. W związku z tym, Beneficjent podpisując umowę o dofinansowanie, zobowiązuje się ponosić wszystkie wydatki z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawnościi pr zejrzystości a także dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów. Poniżej opisano podstawowe zasady dotyczące wydatków o określonej wartości. Beneficjenci mogą także mieć własne procedury wewnętrzne, które należy również stosować podczas dokonywania wydatków. W takich przypadkach, będą one również brane pod uwagę przy ocenie kwalifikowalności wydatków w projekcie.

Wydatki od 20 do 50 tysięcy złotych netto

W przypadku wydatków od 20 tysięcy złotych netto do 50 tysięcy złotych netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), wszyscy Beneficjenci muszą przeprowadzić rozeznanie rynku i opublikować zapytanie ofertowe na swojej stronie internetowej lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych.

Wydatki od 50 tysięcy złotych do 30 tysięcy euro

Beneficjenci zobowiązani do stosowania przepisów PZP w przypadku zamówień, których wartość zawiera się w przedziale od 50 tys. złotych netto do 30 tys. euro (tzn. do progu, powyżej którego stosować należy przepisy PZP), powinni postępować zgodnie z zasadą konkurencyjności opisaną wWytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

Jeśli zamówienie o takiej wartości będzie realizowane zgodnie z przepisami PZP, to wymogi wynikające zWytycznych będą uznane za spełnione.

Wydatki powyżej 30 tysięcy euro

W przypadku zamówień, których wartość przekracza 30 tys. euro, Beneficjenci stosujący przepisy PZP, są zobowiązani do realizacji postępowań o udzielenie zamówienia zgodnie z przepisami tej ustawy.

W przypadku, gdy wartość zamówienia jest równa bądź przekracza próg określony w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8ustawy PZP, zapytanie ofertowe powinno być dodatkowo opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sprawozdawczość projektu

Przez cały okres realizacji projektu, Beneficjent powinien regularnie informować Instytucję Wdrażającą o postępach w projekcie. Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są integralną częścią wniosku o płatność. Wnioski o płatność należy składać nie rzadziej niż raz na 3 miesiące począwszy od daty podpisania umowy o dofinansowanie projektu, zgodnie z harmonogramem płatności. Wniosek należy złożyć w terminie do 21 dni kalendarzowych po upływie okresu za jaki jest składany.

W sprawozdaniach informuje się o podejmowanych działaniach, uzyskiwanych efektach (osiąganych wskaźnikach) oraz ponoszonych wydatkach – wszystko to w odniesieniu do założeń z wniosku o dofinansowanie. Przedstawia się również plan działań na okres poprzedzający złożenie kolejnego sprawozdania.

Za pośrednictwemsystemu SL2014 Beneficjent może:

  • utworzyć wniosek o płatność i przesłać go do instytucji w celu weryfikacji,
  • prowadzić korespondencję,
  • przekazać haromonogram realizacji projektu,
  • ewidencjonować informację o: zamówieniach publicznych realizowanych w ramach projektu, danych dotyczących personelu projektu oraz uczestników projektu.

Sprawozdania z realizacji projektu są weryfikowane pod względem zgodności z założeniami przedstawionymi w umowie i wniosku o dofinansowanie oraz poprawności ponoszonych wydatków.

Szczegółowe informacje na temat rozliczania projektów w Działaniu 4.2 POIR, zostały opisane w opracowanych przez Dział Wdrażania Projektów Inwestycyjnych POIRZaleceniachdla Beneficjentów Działania 4.2 POIR związane z rozliczaniem projektu, w tym ogólne zasady składania wniosków o płatność i obsługiSL2014.

Zmiany w projekcie

W trakcie realizacji projektu mogą się pojawić zmiany. Wpływa to na powstawanie błędów czy niejasności podczas realizacji i rozliczania projektu. Wymóg zapisany w umowie nakłada obowiązek niezwłocznego powiadomienia Instytucji Wdrażającej przez Beneficjenta o każdej zmianie.

Niżej wymienione zmianynie wymagają zawarcia aneksu do umowy o dofinansowane, a jedyniepowiadomienia Instytucji Wdrażającej:

  1. zmiana adresu i sposobu reprezentacji Beneficjenta;
  2. zmiana numerów rachunków bankowych;
  3. zmiana umowy konsorcjum, która nie ma wpływu na zobowiązania Beneficjenta w ramach Umowy

Następujące zmianynie wymagają zawarcia aneksu do umowy o dofinansowane, leczwymagają zgody Instytucji Wdrażającej:

zmiana statusu prawno – organizacyjnego Beneficjenta;

  1. zmiana terminów realizacji poszczególnych działań i etapów projektu określonych we Wniosku o dofinansowanie oraz studium wykonalności, o ile zmiana ta pozostaje bez wpływu na ustalony w Umowie termin złożenia wniosku o płatność końcową;
  2. zmiana harmonogramu płatności, dotycząca przesunięcia środków pomiędzy latami, o ile zmiana ta pozostaje bez wpływu na termin złożenia wniosku o płatność końcową;
  3. zmiana dotycząca przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem od 10 do 25% wartości kwoty danej kategorii wydatków, do której następuje przesunięcie (granica 10% i 25% wartości kwoty danej kategorii wydatków jest zawsze określana w stosunku do pierwotnego harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu, stanowiącego załącznik do umowy).

Zmiana:

  1. dotycząca przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem bez wpływu na zakres rzeczowy projektu do 10% wartości kwoty danej kategorii wydatków, do której następuje przesunięcie pod warunkiem, że nie zwiększy się całkowita kwota wydatków kwalifikowalnych objętych pomocą publiczną;
  2. dotycząca przesunięcia środków wewnątrz kategorii kosztów kwalifikowalnych, określonych w budżecie projektu, zgodnych zWytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020 oraz Przewodnikiem kwalifikowalności kosztów dla Działania 4.2 PO IR;
  3. dotycząca przekroczenia docelowej wartości skwantyfikowanych wskaźników realizacji projektu;
  4. Harmonogramu płatności projektu dotycząca wyłącznie przesunięć środków pomiędzy kwartałami jednego roku, o ile zmiana ta pozostaje bez wpływu na termin złożenia wniosku o płatność końcową

–nie wymaga zmiany umowy w formie aneksu, leczwymaga poinformowania Instytucji Wdrażającej w kolejnym wniosku o płatność. Przesunięcia, o których mowa w pkt. 2-3 nie są dopuszczalne w zakresie kosztów pośrednich rozliczanych metodą ryczałtową. Zmiany w umowie zostały opisane w §18 umowy o dofinansowanie.

Promocja projektu

Zgodnie z istniejącym obowiązkiem Beneficjenci realizujący projekty współfinansowane ze środków Programu Inteligentny Rozwój zobowiązani są do informowania społeczeństwa o otrzymanym wsparciu z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz przestrzegania podstawowych zasad określonych wPodręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020.

Poniżej znajdą Państwo opis oraz wskazówki, jak wypełnić obowiązki informacyjno-promocyjne i gdzie znaleźć pomoc.

Zasady promocji i oznakowania projektów w Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój jak i wszystkie dokumenty oraz oznakowania dostępne są poniżej bądź w serwisie programu Inteligentny Rozwój (podlinkować stronę).

Dokumentacja dla umów zawartych do 1 stycznia 2018 r.

Dokumentacja dla umów zawartych do 31 grudnia 2017

Kontrola projektu

W czasie realizacji, każdy z projektów może zostać skontrolowany zarówno przez Instytucję Wdrażającą, jak i inne instytucje upoważnione w tym zakresie. Kontrola może mieć również miejsce po zakończeniu i rozliczeniu projektu, w okresie jego trwałości. Rodzaje kontroli:

  1. Weryfikacja wniosków o płatność – każdy złożony przez Beneficjenta wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym, dodatkowo sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku są wydatkami kwalifikowalnymi, w tym przewidziana jest kontrola prawidłowości realizacji unijnych postępowań przetargowych dokonywanych w ramach projektu;
  2. Kontrola w miejscu realizacji projektulub w siedzibie Beneficjenta – może być prowadzona w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu. Kontroli podlega dokumentacja i zakres rzeczowy realizowanego projektu;
  3. Kontrola krzyżowa –będzie miała miejsce, gdy Beneficjent realizuje więcej niż jeden projekt lub gdy realizował projekty w perspektywie finansowej 2007-13. Sprawdzane jest, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki. Kontrola prowadzona jest na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym, natomiast Beneficjent może dowiedzieć się o niej tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i jest proszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji;
  4. Kontrola na zakończenie – w ramach tej kontroli instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą Beneficjent zobowiązany jest posiadać. Zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu;
  5. Kontrola trwałości – jest przeprowadzana po zakończeniu realizacji projektu – co do zasady sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje;
  6. Inne kontrole – realizowane są na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Europejski Urząd ds. zwalczania Nadużyć Finansowych, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową, Urząd Kontroli Skarbowej lub Najwyższą Izbę Kontroli.

Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, Beneficjent otrzyma zalecenia pokontrolne.

Trwałość projektu

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia. Beneficjenta obowiązuje tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. W przypadku Działania 4.2 POIR wynosi on 5 lat od dnia dokonania płatności końcowej.

Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji, gdy w okresie jej trwania wystąpi co najmniej jedna z przesłanek:

  • zaprzestanie działalności produkcyjnej lub przeniesienie jej poza obszar objęty programem,
  • zmiana własności elementu infrastruktury, która daje Beneficjentowi nienależne korzyści,
  • istotna zmiana wpływająca na charakter operacji, jej cele lub warunki wdrażania, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jej pierwotnych celów.

Naruszeniem zasady trwałości jest również (w przypadku inwestycji w infrastrukturę lub inwestycji produkcyjnych) przeniesienie w okresie 10 lat od daty płatności końcowej działalności produkcyjnej poza obszar UE.

Naruszenie zasady trwałości może oznaczać konieczność zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu, wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.

Po zakończeniu projektu, Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania pełnej dokumentacji przez okres wskazany w umowie. Miejscem archiwizacji powinna być siedziba podmiotu, który realizował projekt. W okresie tym Beneficjent ma obowiązek udostępnić wgląd w dokumentację przedstawicielom Instytucji Wdrażającej, a także innym podmiotom uprawnionym do kontroli m.in. Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej, Komisji Europejskiej, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu – o ile zajdzie taka potrzeba.

W przypadku pytań, prosimy o kontakt z Zespołem ds. informacji i promocji w Ośrodku Przetwarzania Informacji – PIB. Bieżące informowanie pracowników tego Zespołu o planowanych wydarzeniach.) oraz sukcesach dotyczących projektu umożliwi ich dodatkową promocję przez OPI PIB.

Dane kontaktowe:

Grzegorz Wierzbicki
Lider Zespołu ds. informacji i promocji
Tel. +48 22 212 53 13
e-mail:grzegorz.wierzbicki@opi.org.pl

Załączniki

Zalecenia dla Beneficjentów Działania 4.2 POIR związane z rozliczaniem projektu, w tym ogólne zasady składania wniosków o płatność i obsługi SL 2014